Privacy statements – Erasmus Studentenkoor

Hieronder vindt u de privacy statements van onze organisatie, het Erasmus Studentenkoor Rotterdamsch Schoon.

Introductie

In deze privacyverklaring informeren wij u over de verschillende data die wij verzamelen, van wie data wordt verzameld, met welke doeleinden dit gebeurt en op welke manier de data verwerkt en bewaard worden. Ook vindt u in dit document informatie over de voorwaarden, de rechten waarop u aanspraak kunt doen en welke partijen hierbij betrokken zijn. Deze privacyverklaring is gebaseerd op de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het Nederlandse Uitvoeringsbesluit Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG).

Over het koor

Het Erasmus Studentenkoor Rotterdamsch Schoon (ESK Rotterdamsch Schoon), vanaf nugenoemd ‘het koor’, is een onafhankelijke organisatie sinds 1 januari 2016. Het doel van het koor is zingen in een koor geleid door een dirigent, met meerdere optredens per jaar als resultaat (Artikel 3 van de statuten). Het koor wordt gecoördineerd door het bestuur en de repetities zijn onder leiding van de dirigent. Het koor bevindt zich op Burgemeester Oudlaan 50, 3062PA Rotterdam, het nummer waarmee het koor geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel is 65270177.

Van wie verzamelen wij data?

Er zijn drie situaties waarin data verzameld wordt:

Verzameling van data van leden: onder leden verstaan wij zij die zich na de openrepetitie inschrijven voor het koor en toegelaten worden na het doen van een stemtest.
Verzameling van data van potentiële leden: potentiele leden zijn zij die zich inschrijven voor de open repetitie om te beslissen of zij lid willen worden van het koor. Deze potentiele leden sturen een e-mail naar het bestuur voor verdere informatie. Een andere manier om aan te melden voor een open repetitie is via het aanmeldformulier tijdens de Eurekaweek.
Verzameling van data van aangemelde leden: aangemelde leden zijn zij die zich naeen open repetitie aanmelden voor het koor, maar niet toegelaten worden op grond van een aantal mogelijke redenen. In het proces van aanmelding zullen zij persoonlijke gegevens aanleveren aan het bestuur.

De data die wij verzamelen

Het koor verzamelt standaard persoonlijke gegevens voor het doel van administratie en het bijhouden van contributie. Hieronder vallen de volgende gegevens:

Volledige naam
Adresgegevens
Geboortedatum
Mobiele telefoonnummer
E-mailadres
Bankgegevens (IBAN)
Media (audio-opnames, foto’s en video’s)
Studentinformatie, waaronder studie, status en studentnummer
Stem- en zanggeschiedenis
Aanwezigheid bij repetities en optredens

Grondslag

In deze sectie worden de doelen van de verzameling van data uitgelegd. De verzameling van onze data is voornamelijk gebaseerd op een overeenkomst. Dit betekent dat het verwerken van de data nodig is om de overeenkomst, in dit geval lidmaatschap van het koor, te kunnen uitvoeren. Over het algemeen worden de persoonsgegevens gebruikt voor administratie, wat nodig is voor het koor om naar wens te blijven functioneren conform de statuten en doelen van het koor.

Volledige naam: administratieve doeleinden.
Adresgegevens: administratieve doeleinden.
Geboortedatum: administratieve doeleinden.
Mobiele telefoonnummer: telefoonnummers worden gebruikt voor het verschaffen van informatie en communicatie met leden.
E-mailadres: e-mailadressen worden gebruikt voor het verschaffen van informatie en communicatie met leden.
Bankgegevens (IBAN): het betalen van een halfjaarlijkse contributie is een vereiste om lid te worden van het koor. In het betalingsproces zijn bankgegevens zichtbaar voor het bestuur.
Media (audio-opnames, foto’s en video’s): audio-opnames worden vaak door hetbestuur gemaakt om te gebruiken bij het oefenen en oom voortgang van het koor bij te houden. Deze opnames worden alleen gedeeld met leden. Groepsfoto’s en video’sworden gemaakt voor sociale media en enkel met promotie van het koor als doel. Hierbij worden geen specifieke namen of persoonlijke gegevens vermeld. Wanneer er sprake is van gebruik van een individuele foto, wordt hiervoor expliciete toestemming gevraagd aan het desbetreffende lid.
Studentinformatie, waaronder studie, status en studentnummer: informatie over de studievoortgang en -status van een lid wordt verzameld voor administratieve doeleinden en het is onderdeel van het contract met SG Erasmus om deze informatie aan hen te verstrekken (zie voor meer informatie ‘derde partijen’). Verder is deze informatie nodig voor het heffen van contributie, aangezien het bedrag verschilt tussen studenten en niet-studenten.
Stem- en zanggeschiedenis: deze informatie wordt verzameld voor en gedurende de stemtest, die vereist is voor toelating tot het koor. Deze informatie is nodig voor de dirigent om een juiste inschatting te maken van de stem van een potentieel lid.
Aanwezigheid bij repetities en optredens: de aanwezigheid van leden tijdens repetities en optredens wordt door het bestuur bijgehouden. Het koor is van mening dat een bepaald opkomstpercentage nodig is om er zeker van te zijn dat een lid een optreden van kwaliteit van leveren. Om die reden wordt de aanwezigheid bijgehouden en kan deze bepalend zijn als het gaat om het wel of niet toelaten van een lid tot een optreden. Daarnaast wordt beschikbaarheid verzameld om voorbereidingen te kunnen treffen voor optredens.Data van minderjarigenHet verzamelen van data van mensen onder de 18 jaar vereist toestemming van tenminste één ouder of verzorger. De minderjarige moet toestemming krijgen om lid te worden van het koor en om de persoonlijke gegevens van de minderjarige te verzamelen en te verwerken. Het koor zorgt ervoor dat geen enkel potentieel lid van onder de achttien jaar wordt toegelaten tot het koor zonder ouderlijke toestemming.

Termijnen

Het koor slaat data op in overeenstemming met de AVG en de UAVG. De data wordt niet langer opgeslagen dan strikt noodzakelijk is om de doelen waarvoor de data wordt verzameld te behalen. Aan het eind van uw lidmaatschap bewaren wij uw data voor twee jaar, behalve financieel administratieve data. Deze wordt namelijk voor zeven jaar bewaard vanwege rechterlijke verplichtingen. De data van aangemelde leden en potentiële leden kan ook tot maximaal twee jaar na aanmelding worden bewaard.

Rechten van degenen van wie wij de data verzamelen

Personen waarvan data wordt verzameld, hebben vier basale rechten. Deze rechten worden in deze paragraaf beschreven.

Recht op inzage: elk lid heeft het recht om haar eigen gegevens in te zien en om te weten welke data door het koor verzameld wordt (Art. 15 AVG).
Recht op rectificatie: Het koor probeert zo goed en correct mogelijk om te gaan met persoonsgegevens. Wanneer dit echter niet gebeurt, hebben leden het recht om eventueel gemaakte fouten recht te zetten (Artikel 16 AVG). Gegevens zullen in dat geval bijgewerkt worden door het bestuur.
Recht op dataportabiliteit: leden hebben het recht hun data te verplaatsen (Artikel 20 AVG). Leden kunnen het bestuur vragen om hun gegevens, zodat deze overgedragen kunnen worden aan een andere organisatie.
Recht van bezwaar: Leden hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun gegevens (Artikel 21 AVG). Dit bezwaar moeten zij eerst communiceren naar het bestuur. Wanneer dit niet volstaat, kan een klacht worden ingediend bij de Nederlandse toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens.

Wie heeft toegang tot gegevens in het koor?

Binnen het koor heeft alleen het bestuur toegang tot alle gegevens. Het bestuur gebruikt de informatie van leden voor de organisatie en coördinatie van het koor. Het bestuur is verantwoordelijk voor de leden- en financiële administratie en voor het verschaffen van informatie. Plekken waarop gegevens worden bewaard zijn altijd beschermd met een wachtwoord en alleen bestuursleden hebben toegang tot deze wachtwoorden. Wachtwoorden wijzigen tweejaarlijks en ook wanneer er een verandering plaatsvindt in de posities van het bestuur. Als vereniging hebben wij de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers en/of servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren. Ook hebben wij een geheimhoudingsverklaring opgesteld die zowel leden van het bestuur als van het koor zelf moeten ondertekenen. Verbreken van deze overeenkomst of het lekken van informatie betekent dat de verantwoordelijke persoon een boete moet betalen van 750 euro.

Aangezien het koor een organisatie is met een dirigent als artistiek leider, heeft deze toegang nodig tot bepaalde gegevens. Het bestuur verschaft hem alleen de strikt noodzakelijke informatie, die benodigd is voor de dirigent om de kwaliteit en het functioneren van het koor te bewaren. Dit gaat om e-mailadressen, namen en stem- en zanggeschiedenis van leden.

Derden

Uw persoonlijke data zal op geen enkele manier worden geleend, verkocht of gedeeld met derden. Er is echter één uitzondering. Het koor deelt uw naam en studentnummer met Studium Generale Erasmus (SG Erasmus). Dit is in lijn met onze overeenkomst om subsidie van SG Erasmus te krijgen. Het koor garandeert dat geen gegevens zullen worden gedeeld of opgeslagen bij partijen buiten de Europese Unie.

Contactpersoon

Elk contact over persoonlijke gegevensverzameling, -verwerking en -opslag gaat via het bestuur. De persoon die binnen het bestuur verantwoordelijk is voor deze interne communicatie is het bestuurslid voor Human Resources. Het bestuur kan worden bereikt via studentenkoor.eur@gmail.com.

Privacy Statement Erasmus Studentenkoor Rotterdamsch Schoon

Introduction

In this Privacy Statement, we inform you about which kinds of data we collect, from who, for what purposes data is collected and how it is processed and stored. You will also find information about the terms, how you can exercise your privacy rights and which parties are involved in data collection. This privacy statement is based on the European General Data Protection Regulation (GDPR) and the Dutch Uitvoeringsbesluit Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).

About us

The Erasmus Studentenkoor Rotterdamsch Schoon, from here on “the choir” is an independent organization since January 1st, 2016. The goal of the choir is singing under the instructions of a conductor and performing multiple times a year (Article 3 of our statutes). The choir is coordinated by the board and rehearsals are led by the conductor. The choir is located on Burgemeester Oudlaan 50, 3062PA Rotterdam, the Chamber of Commerce number is 65270177.

Whose data do we collect?

There are three types of people whose data will be collected:

Current members: current members are the ones who sign up after the open rehearsals, successfully pass the voice test and they are admitted to the choir.
Potential/prospective members: potential members are the ones who sign up for the open rehearsals to see if they would want to join the choir. These potential members e-mail the board for information. Another possibility is signing up via the signing-upsheet during the Eurekaweek.
Applicant members: applicant members are those who sign up for the open rehearsals and want to sign up, but do not get admitted to the choir for several reasons. In the process of signing up, they will provide personal data to the board.

Types of data we collect

The choir collects standard personal data for the purpose of administration and contribution. This includes:

Full name
Address details
Date of birth
Mobile telephone number
E-mail address
Banking account number (IBAN)
Media (audio recordings, photographs and videos)
Student information, including study, status and student number
Voice and singing history
Attendance of rehearsals and performances

Foundation

In this section, the purposes of the data will be explained. Our collection of data is based on an agreement. This means that data processing is required to implement an agreement, in this case, being a member of the choir. In general, the data is used for administration, which is needed for the choir to properly function conform to the statutes and objectives of the choir.

Full name: administrative purpose.
Address details: administrative purpose.
Date of birth: administrative purpose.
Mobile telephone number: one’s phone number will be used for providing information and communication with members.
E-mail address: one’s e-mail address will be used for providing information and communication with members.
Banking account number (IBAN): being a member of the choir includes paying a bi-annual contribution. In the process of paying this, bank account numbers will be collected by the board.
Media (audio recordings, photographs and videos): audio recordings are often made by the board for studying purposes and to check the progress of the choir. These recordings will only be shared amongst members. Group photographs and videos are made for social media for the sole purpose of promoting the choir. No specific names or personal details are given when posting media to the internet. In the case of posting individual pictures, we ask for the explicit consent of the member.
Student information, including study, status and student number: information about member’s study progress and status will be used for administrative purposes as well as it is part of the contract with SG Erasmus to provide this information (see moreunder ‘third parties’). Furthermore, this information is needed for the contribution, because the amount for students is different than for non-students.
Voice and singing history: This information will be collected prior to the voice test that is required for being admitted to the choir. This information is needed for the conductor to make an accurate judgment on one’s voice.
Attendance and availability of rehearsals and performances: A member’s attendance and availability during rehearsals and performances will be registered by the board. The choir beliefs a certain attendance rate is needed for ensuring one’scapability to perform well at performances. Therefore, attendance is registered and can be decisive in letting someone join a performance. Besides that, information on availability is collected to be able to prepare for performances.Data of minorsData collection of people under 18 requires explicit consent from at least one parent or from a legal guardian. Consent needs to be given for the minor to join the choir to use their personal data. The choir makes sure no member under 18 is admitted in the choir without parental consent.Terms

The choir stores personal data in compliance with the GDPR and the UAVG. The data are not stored for longer than is strictly necessary in order to fulfil the objectives for which the data are gathered. After the end of your membership, we will keep your administrative data for 2 years, except for financial administrative data, which need to be kept for 7 years because of Dutch legal obligations. The data of applicants and potential/prospective members can also be stored up until 2 years after their first registration.

Rights of people we collect data from

People whose data the choir collects have four basal right, which are described in this paragraph.

The right of access: Any member has the right to access their own data and know what data the choir has (Article 15 AVG). Members can request access to their data to the board, who will give them such access.
The right of rectification: The choir is trying it’s best to handle and administer all data correctly. When happens otherwise, members have the right to let any mistakes in the data be corrected (Article 16 AVG). Data will then be updated by the board.
The right to data portability: Members have the right to transfer their data (Article 20 AVG). Members can ask the board for their data so they can send it to another organization.
The right to object and/or file a complaint: Members have the right to object to processing their data or file a complaint if they don’t agree with the data policy of thechoir (Article 21 AVG). Members must first communicate the objection to the board. In case the member is still not satisfied, she can file an individual complaint at the Dutch Data Protection Authority (Nederlandse Autoriteit Gegevensbescherming).

Who has access to data in the choir?

Within the choir, only the board has access to all data. The board uses the member’sinformation for organizing and coordinating the choir. The board is responsible for the member and financial administration and for providing information. Places at which data is stored will always be password-protected and only board members have access to these passwords. Passwords are changed bi-annually and when there is a change in board positions. We as an association, only store personal data on computers and/or servers with protective software where both the software and the operating system are programmed to update automatically. We also have a confidentiality agreement for the board, conductor and committee members to sign. Breaking this agreement or leaking any information, means the person responsible will have to pay a fine of 750 euros.

Because the choir is an organization with a conductor as an artistic leader, the conductor needs access to certain data. The board will provide him with the strictly necessary information needed for the conductor to maintain the quality and functioning of the choir. This includes e- mail addresses, names and voice and singing history of members.

Third parties

Your personal data will not be leased, sold or shared in any other way with or provided to third parties. There is one exception. The choir shares your name and student number with Studium Generale Erasmus (SG Erasmus). This is in line with our agreement with SG Erasmus to get subsidy. SG Erasmus will not lease, sell or share data with other parties. The choir will make sure no further data will be shared or stored with parties outside the European Union.

Contact person

Any contact about personal data collection, processing and storing occurs via the board. The person within the board responsible for internal communication is the board member for Human Resources. The board can be reached via studentenkoor.eur@gmail.com.